Die Entscheider in den Unternehmen würden die Digitalisierung häufig gerne noch wesentlich schneller vorantreiben. Allerdings werden sie dadurch nur allzu oft durch die Sorge gebremst, dass sich die eigenen Mitarbeiter gegen diese Bestrebungen stellen könnten, etwa, wenn es darum geht, die traditionellen Papier-Visitenkarten durch Visitenkarten in digitaler Ausführung zu ersetzen.
Es stehen jedoch glücklicherweise einige äußerst hilfreiche Tipps zur Verfügung, mit denen auch die größten Skeptiker in der Mitarbeiterschaft davon überzeugt werden können, dass von der Digitalisierung zahlreiche entscheidende Vorteile ausgehen.
Welche Argumente somit in Zukunft hervorgebracht werden sollten, wenn es darum geht, die Akzeptanz für Digitalisierungsprozesse bei den Mitarbeitern zu erhöhen, zeigt der folgende Beitrag.
Keine unübersichtliche Zettelwirtschaft
Auf den Schreibtischen in den deutschen Büros türmen sich zahlreiche Notizen, Post-Its und handschriftliche Zettel. Den Überblick über diese chaotische Zettelwirtschaft zu behalten, ist im ohnehin stressigen Geschäftsalltag in der Regel kaum möglich. Die Digitalisierung bietet für dieses Problem jedoch eine praktische Lösung, denn durch sie werden sämtliche relevante Informationen digital und dabei vor allem strukturiert abgelegt. Das bedeutet nicht nur das Aus für handschriftliche Erinnerungen und Notizen – in vielen Unternehmen werden sogar Projektdokumentationen und die Erfassung der Arbeitszeiten noch handschriftlich vorgenommen.
Dadurch besteht jedoch selbstverständlich ein hohes Risiko, dass diese Zettel verloren gehen beziehungsweise bei Bedarf nicht aufzufinden sind. Mithilfe einer digitalen Erfassung und Ablage kann somit ein hoher Arbeitsaufwand eingespart werden.
Wertvolle Zeit durch automatisierte Prozesse einsparen
Daneben finden sich wohl in jedem Büro einige unliebsame Aufgaben, die jeden Tag erneut erledigt werden müssen. Werden Prozesse im Unternehmen jedoch digitalisiert, kann eine Automatisierung solcher standardisierter Prozesse vorgenommen werden.
Für administrative Arbeiten und die allgemeine Bürokratie sind so nur noch ein minimaler Zeitaufwand nötig. Dies sollte jedoch nicht mit dem Versuch verwechselt werden, menschliche Arbeitskraft durch technische Innovationen vollständig zu ersetzen. Die Mitarbeiter erhalten so vielmehr wertvolle Zeit, um ihre Experte den wirklich relevanten Kernaufgaben zu widmen.
Arbeit effizienter gestalten
Auch heute lassen sich im Geschäftsalltag noch zahlreiche zeitraubende und äußerst ineffiziente Prozesse entdecken, wie zum Beispiel, dass ein Dokument gedruckt, unterschrieben und im Anschluss wieder digital eingescannt wird. Auf dieses Vorgehen kann jedoch etwa durch den Einsatz einer digitalen Unterschrift in Zukunft verzichtet werden.
Daneben lassen sich die zahlreichen Möglichkeiten der Digitalisierung jedoch auch dafür nutzen, Dokumente auszutauschen, Terminabstimmungen und Absprachen vorzunehmen – und dies überaus schnell und einfach im Internet.
Mit der Digitalisierung geht damit jedoch in keinem Fall zwingend einher, dass sämtliche Vorgänge und Prozesse in den Online-Bereich verlagert werden – auch in einer digitalisierten Welt geht schließlich noch eine große Bedeutung von dem persönlichen Austausch mit den Kollegen, gemeinsamen Pausen und persönlichen Meetings aus.
Ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten
Es kommt im Alltag immer wieder zu Situationen, in denen es durchaus eine Herausforderung darstellt, die vorgegebenen Büro-Arbeitszeiten mit anderen wichtigen Terminen und Verpflichtungen in Einklang zu bringen.
In vielen Fällen ist es jedoch auch heute noch nicht möglich, die Arbeit an solchen Tagen einfach in das Home-Office zu verlagern, da dort die entsprechende technische Ausstattung und die nötigen Dokumente fehlen.
Werden Prozesse in Unternehmen jedoch strukturiert digitalisiert, kann den Mitarbeitern dadurch wesentlich mehr Freiheit und Flexibilität eingeräumt werden, sodass sie nach Vereinbarung auch aus dem Home-Office oder von einem anderen Ort aus arbeiten können.
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