Kassensicherungsverordnung: Alles was Sie darüber wissen müssen

Was verbirgt sich hinter der Kassensicherungsverordnung?

Die neue Kassensicherungsverordnung 2020, kurz KassSichV2020, hat es sich zur Aufgabe gemacht, elektronische Aufzeichnungssysteme noch sicherer zu machen und vor Manipulationen zu schützen. Insoweit müssen ab dem Jahr 2020 alle digitalen Grundaufzeichnungen zertifizierten Sicherheitsstandards entsprechen. Diese beinhalten ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine einheitliche, digitale Schnittstelle.

Das Sicherheitsmodul kann sämtliche Transaktionen der Registrierkasse speichern und liefert dabei einen entsprechenden Code zurück. Dieser Code wird auf jeden Rechnungsbeleg gedruckt. Dabei werden die Daten zudem in einem unveränderten Protokoll gespeichert. Dieses lässt sich problemlos in ein für das Finanzamt lesbares Format exportieren. Aktuell gibt es vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) noch keine zertifizierte Lösung am Markt. Viele Softwarefirmen arbeiten mit Hochdruck an entsprechenden Lösungen.

Ab wann tritt die Kassensicherungsverordnung in Kraft?

Die neue Kassensicherungsverordnung 2020 tritt am 1. Januar 2020 in Kraft. Dies bedeutet, dass Sie als Unternehmer und Gewerbetreibender zu diesem Datum zertifizierte, technische Sicherungseinrichtungen in Ihrem Kassensystem verwenden müssen. Eine abschließende Zertifizierung erfolgt über das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.

Gibt es eine Übergangszeit?

Auch wenn der Stichtag 1. Januar 2020 schon feststeht und alle digitalen Kassensysteme und Registrierkassen bzw. POS-Kassen den Anforderungen entsprechen müssen, gibt es dennoch Ausnahmen. Der Gesetzgeber hat für die Kassensicherungsverordnung Schonfristen eingeräumt.

Sollte Ihre Registrierkasse baulich und technisch nicht zum 01.01.2020 umzustellen oder eine Anpassung nach den neuen Richtlinien nicht möglich sein, so können Sie Ihr altes Kassensystem dennoch bis zum Ende des Jahres 2022 weiterhin nutzen.

Dies trifft aber nur für diejenigen Registrierkassen zu, die nach dem 25. November 2010 sowie vor dem 1. Januar 2020 angeschafft worden sind.

Für welche Bereiche gilt die Verordnung?

Die Kassensicherungsverordnung gilt für alle Bereiche, in denen elektronische Kassensysteme eingesetzt werden. Hierzu gehören…

• der Einzelhandel (vom kleinen Lebensmittelgeschäft bis zum großen Discounter),
• die Gastronomie,
• Werkstätten,
• Sportbetriebe sowie
• überall dort, wo Bargeld gegen Dienstleistungen oder Waren angenommen werden.

Was ändert sich mit der Verordnung?

Die Kassensicherungsverordnung basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Hiermit soll verhindert werden, dass die über eine Registrierkasse eingenommenen Bargelder sowie Kartenzahlungen über ein POS-System immer richtig und sicher protokolliert werden. Schließlich möchte das Finanzamt einen lückenlosen Nachweis über alle Einnahmen erhalten. Dabei sollen die Daten in ein für das Finanzamt passendes Datenformat übertragen werden. Die Finanzkontrolle wird hierdurch wesentlich vereinfacht und auch erleichtert.

Für den Nutzer ändert sich im täglichen Verhalten an der Kasse nichts. Ebenso bekommt auch der Kunde nicht viel von dieser Protokollierung mit. Erkennbar ist die Wirksamkeit der Kassensicherungsverordnung nur daran, dass auf den Bons und Rechnungsbelegen ein spezieller Code abgedruckt ist. Gewebetreibende, die über eine oder mehrere Registrierkassen verfügen, sollten sich rechtzeitig mit dem Hersteller in Verbindung setzen, um Ihr Kassensystem zu aktualisieren. Je nach Ausstattung müssen Software-Updates und ggf. Hardware-Updates vorgenommen werden.

Was gibt es bei der Umsetzung zu beachten?

Natürlich steht hier in erster Linie der Termin 01.01.2020 im Fokus. Bis dahin sollen sämtliche Kassensysteme technisch so umgerüstet sein, dass diese den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung entsprechen. Neben der weiter oben erwähnten Voraussetzung der technischen Sicherheitseinrichtung für elektronische Kassen und einer einheitlichen Schnittstelle zur Datenübertragung an das Finanzamt, muss nun für jeden Geschäftsvorfall zwingend ein Beleg erstellt werden. Dieser muss dem Kunden ausgehändigt werden. Hier ist von einer sogenannten Belegausgabepflicht die Rede. Darüber hinaus muss nun auch jede elektronische Kasse dem Finanzamt gemeldet werden.

Moderne Kassensysteme müssen den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) entsprechen. So dürfen zum Beispiel Buchungen nicht einfach gelöscht werden können. Sämtliche Buchungen sind lückenlos, also auch bei Fehlern oder Stornos in zeitlicher Reihenfolge sachlich und rechnerisch richtig nachvollziehbar sein. Die meisten modernen Registrierkassen arbeiten schon nach diesem Prinzip. Es müssen lediglich noch einige Anpassungen von den Herstellern vorgenommen werden, damit auch die sichere Datenübertragung an das Finanzamt erfolgen kann. Hier finden Sie weitere Infos zur GoBD bei Registrierkassen.

In Bezug auf die Kassenmeldepflicht ist zu beachten, dass Sie ab dem 01.01.2020 maximal einen Monat Zeit haben, Ihre Kasse beim Finanzamt anzumelden. Dies bedeutet, dass der Anmeldeschluss 31.01.2020 eingehalten werden muss. Auch wenn das Kassensystem keiner Zertifizierung unterliegen muss, müssen die Sicherheitseinrichtungen jedoch zertifiziert sein.

So können Sie sich auf die Kassensicherungsverordnung vorbereiten

Informieren Sie sich so frühzeitig wie möglich bei Ihrem Kassenhersteller, welche Maßnahmen zur Umrüstung erforderlich sind. Wenn Sie eine ältere Kasse besitzen, dann sollten Sie sich rechtzeitig um ein neues Modell kümmern, welches den geforderten Anforderungen entspricht. Verwenden Sie bestenfalls schon ab dem 01.01.2020 das neue Kassensystem. Auch wenn die Vorschriften der Kassensicherungsverordnung und der technischen Sicherheitsausstattung sich zunächst etwas einschüchternd anhören, müssen Sie vor den neuen Änderungen keine Angst haben. Sie arbeiten in aller Regel in gewohnter Weise weiter mit Ihrem bekannten Kassensystem.

Gibt es Ausnahmen?

Weiter oben wurde bereits erläutert, dass ältere Kassen, die nicht umgerüstet werden können während einer Übergangsfrist bis zum 31.12.2022 weiterhin genutzt werden können. Wichtig zu wissen ist, dass die sogenannten Automatenkassen, wie zum Beispiel Fahrkartenautomaten, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Taxameter oder Spielautomaten von der Kassensicherungsverordnung nicht erfasst werden.