Welche Soft- und Hardwarekomponenten benötigt ein Unternehmen?

In der heutigen Zeit kommen sowohl Existenzgründer als auch traditionsreiche Unternehmen nicht ohne eine moderne PC-Technik inklusive Software für die entsprechende Branche aus. Hierdurch wird nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern reduziert ebenso den Aufwand, der für gewisse Vorgänge erforderlich ist. Die Aufwendungen für Hardware und Programme hängen sowohl von der Anzahl der Mitarbeiter, dem Geschäftszweig als auch von der benötigten Leistungsstärke der einzelnen Komponenten ab. Obwohl die eingesetzte EDV aus einem B2B Hard- und Software Shop vom verfügbaren Budget und den persönlichen Ansprüchen abhängt, sind einige Mindestvoraussetzungen in jeder Firma empfehlenswert.

Welche Grundausstattung benötigt ein Unternehmen?

Je nach Tätigkeiten, die von der EDV übernommen werden sollen, benötigen Sie folgende Hard- und Software:

• Computer / Laptop
• Monitor
• Tastatur, Maus
• Drucker
• Scanner
• Betriebssystem
• Office-Programm
• Buchhaltungsprogramm
• branchenübliche Programme, beispielsweise Handwerker-, Buchungs- und Marketingsoftware

Bei Bedarf gehören Mikrofon und (Web)-Kamera ebenfalls zur nötigen Ausstattung, falls zum Beispiel Kundenkontakte über das Internet wahrgenommen werden.

Auswahlkriterien für den Computer

Bei der Wahl des richtigen PC kommt es darauf an, welche Anwendungen in welcher Intensität benutzt werden.

Für die simple Erstellung von Angeboten und Rechnungen per EDV wird kein Hochleistungsrechner benötigt, der mit dem neuesten Prozessor und dem größten Arbeitsspeicher ausgestattet ist. Fertigen Sie hingegen aufwendige Grafiken, Web- oder Appanwendungen für Kunden an, empfiehlt sich ein moderner Computer, dessen einzelne Komponenten, inklusive Sound- und Grafikkarte, aufeinander abgestimmt sind, um sich nicht gegenseitig auszubremsen.

Die verbauten Festplatten müssen nicht die Größten sein. Hier ist es ratsam, dass zusätzlich mindestens eine externe Harddisk vorhanden ist, damit ein Backup durchgeführt werden kann, auf dem die aktuellen Daten gesichert werden.

Werden mehrere Computer im Unternehmen eingesetzt, empfiehlt es sich, dass diese mit WLAN ausgerüstet sind, damit sie untereinander kommunizieren und gegenseitig auf Daten zugegriffen werden können. Unter Umständen ist hier der Einsatz eines Servers von Vorteil, auf dem alle benötigten Dateien gespeichert werden und jeder PC zugreifen kann.

Anforderungen an Monitor, Tastatur und Maus

Die Bildschirmgröße hängt von der Arbeit ab, die mit dem Computer durchgeführt wird. Ist diese äußerst detailreich, beispielsweise bei Zeichenprogrammen, empfiehlt sich eine größere Bildschirmdiagonale. Für normale Bürotätigkeiten reichen bereits 24 Zoll.

Bei der Wahl von Tastatur und Maus ist es ratsam, auf eine ergonomische Form zu achten. Zudem sollten sie kabellos sein, um eine bessere Handhabung zu gewährleisten.

Drucker und Scanner

Obwohl es bereits zuverlässige Kombigeräte gibt, die das Ausdrucken, Einscannnen und Kopieren von Dokumenten bewerkstelligen, sollten einzelne Komponenten gekauft werden. Im Fall, dass ein Leistungsmerkmal nicht mehr einwandfrei funktioniert, ist ein kompletter Neukauf erforderlich, der meist höhere Kosten verursacht, als beim Erwerb der Einzelkomponenten.

Die Geräte sollten WLAN-fähig sein, so dass jeder PC diese benutzen kann. Dies erspart beispielsweise die Anschaffung mehrerer Drucker.

Empfohlene Software für Unternehmen

• Unabhängig von der Branche einer Firma sind folgende Softwarelösungen existentiell:
• Betriebssystem
• Virenschutz
• Office-Programm, inklusive Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation
• Email-Programm
• Buchhaltungssoftware
• Datensicherung
• Kalendersoftware

Während es in jedem dieser Bereiche kostenfreie Lösungen gibt, beispielsweise “Linux” als Betriebssystem und “Avast Free Antivirus” als Anti-Virenprogramm, empfiehlt sich meist eine kostenpflichtige Software, da diese oft einen breiteren Funktionsumfang und mehr Sicherheit bietet.

Zusätzlich sind branchenspezifische Programme empfehlenswert, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Beispielsweise kommt hier folgende Software infrage:

• Handwerker- und Bausoftware
• Buchungssoftware für Hotel-, Gaststätten- und Veranstaltungsgewerbe
• Warenwirtschaftsprogramme
• Finanz- und Versicherungsprogramme

Alternativen zum Kauf

Für Unternehmen gibt es nicht nur die Möglichkeiten des Neukaufs, falls keine Hardware vorhanden ist. Unter Umständen lohnt es sich, dass der Firma die benötigten Komponenten per Leasing oder Miete zur Verfügung gestellt werden.